お客様からわからないことを聞かれた場合の対処法＜行政書士悩み相談＞
お客様からわからないことを聞かれた場合の対処法
まだ業務の経験がない時に質問されても、ちゃんと答えられないなー。
みんな、どうしてるんだろう？
行政書士の多くは、実務経験なしで開業します。
そのため、お客様からの問合せや質問に答えられなかったらどうしようと、悩むこともあるはずです。
また、実際に即答できず、焦った経験を持つ行政書士も、少なくないはずです。
そこでこの記事では、経験が浅く、わからないことが多い時に質問された場合の対処法を解説します。
事例① 許認可の場合
開業して何年か過ぎると、専門業務が決まって来ることもあり、わからない許認可の相談や依頼があると、詳しい行政書士の方をご紹介する流れも出て来ますが、開業１、２年目の場合、出来るだけ自分で受けたいと思うものです。
私にも、そんな経験がいくつかありますので、実際の事例をお伝えします。
車庫証明
ホームページから連絡をいただいたのは、他県のディーラーさんからでした。
私は車を持っていましたが、車庫証明を取った経験はありません。
お問合せをいただく中で、ネットで車庫証明の手続きについて検索し、何となくできそうだなと感じました。
そこで、まずは見積書を送信したところ、そのまま依頼となりました。
特に問題なく手続きが完了したので、良い経験になったと思いました。
ディーラーさんの場合、手続きに必要な書類は分かっていることもあり、こちらがわからないことを聞かれることもありませんでした。
手続きで分からないことは、ネットで調べ、管轄の警察署で聞くことで解決しました。
飲食店営業許可
まったく経験がない中で、税理士さんからお客様を紹介いただきました。
お客様が女性だったこともあり、女性の起業支援をしたいと思っていた私には、やってみたい仕事でした。
お酒を扱うものだったので、警視庁や保健所のサイトで必要書類や書式を調べたり、許認可に関する本を買って調べました。
ネットでも行政書士さんのサイトなども参考にしましたが、その都度、本や行政のサイトで確認しました。
お客様からの問合せや、現場調査時にわからないこともありましたが、その都度持ち帰らせていただき、調べ、必要があれば管轄の保健所や警察署に直接聞きに行って解決しました。
管轄によって書類の書き方が違う点もあるようなので、お客様にもその旨を伝え、こちらですぐに回答するのは難しいこともわかっていただきました。
許認可の場合、すべてにその傾向はあると思いますので、実際に即答できないことも多いと思います。
障害福祉サービス施設指定申請
今では私のメイン業務にもなっていますが、開業一年目に依頼があった時は、とても私にはできないだろうと考えました。
すぐに、専門の行政書士さんにお願いしようと思いましたが、最終的には、アドバイスをいただきながら自分で申請のサポートをすることになりました。
障害福祉サービス施設指定申請も、管轄や担当者により、細かい判断に違いがあります。
大枠を把握するのも、実は結構大変でしたが、本や行政のサイトを読んで理解して行きました。
何より、専門の行政書士さんからアドバイスをいただけたのは、本当に助かりました。
お客様とも綿密な打ち合わせを重ね、細かい要件を一つずつすり合わせ、クリアして行きました。
最近では、障害福祉サービス施設指定申請についての情報は、行政のサイトで詳しく案内されています。
書式についても、書き方見本もあり、だいぶわかりやすくなっていると思います。
お客様には、担当者等により回答が違うため、即答は難しいことをあらかじめ伝えました。
１つ１つ担当者に確認し、お客様に伝えるという流れになりました。
事例② 遺言書作成の場合
遺言講座を毎月開催していましたが、私は聞きやすいと感じられるようで、毎回たくさん質問をいただきました。
経験を積む中で、問題なくその場でお答えできるようになりましたが、最初の頃は、即答できないものもありました。
また、個々の事情によって違うものも多いため、そちらについては、もう少しこの部分を聞かないことには無責任のお答えできませんなどと、お伝えすることが多かったです。
法律的にどうなっているのか、少し調べてからお答えしたい場合は、正直にそうお伝えします。
その場合は、後ほど調べてから、お手紙かお電話でお答えしています。
ごくまれなケースです。
遺言書作成についての個別打合せで質問を受けた場合、わからないものについてはその場で調べたり、しっかり調べて後日回答することにしています。
遺言書作成の場合、手順はだいたい決まっているため、あらかじめ聞かれそうなことについては、調べておくといいでしょう。
個別の話については、その都度の対応になっても仕方ないと思います。
その場合は、法律を基に本で調べたり、先輩行政書士に相談したりしています。
できるだけ調べて解決するように心がけていますが、実務を知らないと出ない回答もありますので、相談できる先輩行政書士がいるかいないかでは、安心感が違うはずです。
先輩でなくても、行政書士仲間でもいいと思います。
また、講座等で質問が出て、答えられなかったら不安だという方は、最初から質問は受けないと決めてしまうのも手です。
実際、そうしている人もいます。
あとは、やはり経験を積むことで回答できるようになっていくと思います。
最初は何事も不安が多いですが、皆さんそれを乗り越えて成長しているので、ある程度対策を打って一歩踏み出してみてください。
